Wat kost administratie uitbesteden per maand?

Een boekhouder voor een mkb-bedrijf kost 150 tot 500 euro per maand en doet de boeking, niet het dagelijkse werk. Een administratief medewerker van 24 uur kost inclusief werkgeverslasten 2.000 tot 2.800 euro. Een virtuele assistent rekent 35 tot 60 euro per uur. Een AI-medewerker kost 350 euro per maand, ongeacht het aantal taken.

Kan ik mijn administratie helemaal uitbesteden?

De boeking en aangifte wel, dat doet je boekhouder. Het dagelijkse werk eromheen, zoals facturen maken, herinneringen sturen, offertes klaarzetten en klanten te woord staan, blijft meestal bij de ondernemer liggen. Dat is precies het gat waar een AI-medewerker in zit.

Is een AI-medewerker hetzelfde als ChatGPT?

Nee. ChatGPT geeft antwoord in een chatvenster; jij doet daarna het werk. Een AI-medewerker werkt in je eigen systemen: de factuur staat in je boekhouding, de afspraak in je agenda, de kaart op je projectbord.

Administratie uitbesteden: kosten en opties

Name: Een klant appt om half acht: storing ingepland en bevestigd
Uploaded: 2026-09-14T09:00:00+02:00
Duration: 40 s
Description: Opname van echt werk: het bericht komt binnen, de klus staat op het bord en de monteur is ingepland.

Je werkt 52 uur in de week en besteedt daarvan 15 uur aan werk dat geen geld oplevert. De vraag is niet óf je het uitbesteedt, maar aan wie.

De vier opties, eerlijk naast elkaar

Optie	Kosten per maand	Doet	Blijft liggen
Boekhouder of administratiekantoor	€150–€500	Boeken, btw-aangifte, jaarrekening	Facturen maken, herinneren, offertes, klantcontact
Administratief medewerker (24 uur)	€2.000–€2.800 incl. werkgeverslasten	Bijna alles, binnen werktijd	Vinden en inwerken; vakantie en ziekte
Virtuele assistent	€35–€60 per uur	Wat je per taak afspreekt	Werkt niet in jouw systemen; elke taak kost weer uren
AI-medewerker	€350, vast	Facturen, herinneringen, offertes, planning, klantcontact, in je eigen systemen	Beslissingen: alles wat naar buiten gaat, gaat langs jou

Waarom de rekensom vaak misgaat

Ondernemers vergelijken de prijs van een boekhouder met die van een medewerker, en concluderen dat uitbesteden duur is. Maar die twee doen niet hetzelfde werk. Je boekhouder verwerkt wat er al gebeurd is. Het werk dat je avonden kost, gebeurt daarvóór: de factuur die nog gemaakt moet worden, de offerte die blijft liggen, de klant die om half acht appt.

Dat is ook waarom "ik gebruik ChatGPT al" zelden helpt. Een chatvenster geeft je een tekst; jij moet hem nog ergens in plakken. Het werk verschuift, het verdwijnt niet.

Wanneer een AI-medewerker past

Je hebt vaste systemen waar het werk in moet landen: een boekhoudpakket, een agenda, een projectbord.
Het gaat om werk dat elke dag terugkomt en weinig uitleg vraagt, niet om eenmalige projecten.
Je wilt zelf de laatste knop drukken op alles wat de klant ziet.

Wanneer níet

Je zoekt iemand die fysiek aanwezig is, de telefoon aanneemt in de zaak en koffie zet.
Je administratie zit in mappen en losse Excel-bestanden zonder systeem. Eerst opruimen, dan automatiseren.
Je wilt dat er zonder jouw akkoord post en facturen de deur uitgaan.

Zie het eerst, beslis daarna

We hebben 29 opnames van een gewone werkdag bij een installatiebedrijf van twaalf man: van de factuur die na de klus wordt gemaakt tot de storing die om half acht binnenkomt. Dezelfde opdrachten, opgenomen in Moneybird, Exact Online, Teamleader, Shiftbase, Simplicate en Picqer.

Een klant appt om half acht: storing ingepland en bevestigd — 40 seconden