Annabel kost 350 euro per maand, na 14 dagen gratis proberen. Ze werkt binnen de pakketten die je al gebruikt: boekhouding, agenda, mail en CRM. Vergelijk dat bedrag met wat administratieve hulp je nu al kost, en de keuze is meestal snel gemaakt.
Een parttime administratief medewerker in loondienst kost al snel meer dan 2.250 euro per maand. Een virtuele assistent voor 20 uur werk kost 600 tot 900 euro. Losse AI-tools tellen samen ook op, plus jouw eigen tijd om ze aan elkaar te knopen. Hieronder reken je alle opties tegen elkaar door, met concrete bedragen, praktijkvoorbeelden en de fouten die bedrijven vaak maken bij deze vergelijking.
Wat kost Annabel per maand?
Annabel kost 350 euro per maand. De eerste 14 dagen test je haar gratis, zonder verplichtingen. Daarna betaal je het vaste bedrag, maandelijks opzegbaar. Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug. Dat aanbod heet Je Eerste Digitale Medewerker.
Voor dat bedrag werkt ze in de pakketten die je al gebruikt: je boekhouding, agenda, mail en CRM. Ze leest en beantwoordt mail, stelt offertes op, houdt de planning bij en volgt openstaande facturen op per mail. Voorbeelden van wat dat concreet betekent: offertes opstellen, debiteuren opvolgen per mail en de financiële administratie voorbereiden.
Één vast bedrag per maand. Geen uurtarief, geen rekening per taak.
Wat kost een administratief medewerker in loondienst?
Reken een parttime administratief medewerker door, bijvoorbeeld 24 uur per week. Een bruto maandloon van rond de 1.800 euro is een redelijk uitgangspunt. Daar komt ongeveer 25 tot 30 procent werkgeverslasten bovenop: pensioenpremie, sociale lasten, vakantiegeld. Dat is 450 tot 540 euro extra. Totaal kom je op zo'n 2.250 tot 2.340 euro per maand, nog voordat er één mail is beantwoord.
Daar komt bij: een wervingstraject dat vaak weken tot maanden duurt, een inwerkperiode waarin je zelf meekijkt, en verlof of ziekteverzuim waarin het werk gewoon blijft liggen. Op dit moment is een goede administratief medewerker vaak lastig te vinden — vacatures staan soms maanden open.
Een administratief medewerker uitbesteden aan AI kost een fractie van dat bedrag, zonder wervingstraject, zonder verzuim en zonder inwerktijd van maanden.
Wat kost een virtuele assistent per uur?
Een virtuele assistent werk je per uur af. Uurtarieven liggen meestal tussen de 30 en 45 euro. Bij 20 uur per maand kom je op 600 tot 900 euro, voor precies het aantal uren dat je inkoopt. Meer werk aanleveren betekent meer uren, en dus meer kosten.
Een virtuele assistent is vaak sterk in losse taken, maar werkt niet automatisch rechtstreeks in jouw boekhoudpakket, agenda en mail tegelijk. Jij blijft de schakel die werk aanlevert, controleert en doorzet naar de juiste plek. Op de pagina over administratie uitbesteden lees je de opties naast elkaar, inclusief wanneer een uurtarief wél logisch is.
Wat kosten losse AI-tools bij elkaar?
Losse AI-tools lijken op het eerste gezicht goedkoop: een tool voor mail rond de 20 tot 30 euro per maand, een los planningstool erbij, misschien nog een abonnement voor factuurherinneringen. Opgeteld kom je al snel op 80 tot 150 euro per maand.
Het echte kostenpunt zit in jouw eigen tijd. Je moet de tools koppelen, instellen, controleren en corrigeren als er iets misgaat. Een chatbot of los AI-tool beantwoordt een vraag zodra je erom vraagt, maar neemt geen taak over: er gaat geen offerte zelf de deur uit, er wordt geen factuur zelf opgevolgd. Je bent dan zelf nog steeds de administratief medewerker, met wat hulpmiddelen erbij.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Een paar voorbeelden, zonder namen, maar herkenbaar voor veel bedrijven in het mkb.
Bij een installatiebedrijf met een man of zeven bleven offertes regelmatig twee tot drie dagen liggen, omdat de eigenaar overdag op de bouw stond en pas 's avonds mail las. Een offerte die te laat verstuurd wordt kost soms de hele opdracht aan een concurrent die sneller reageerde. Met een vast maandbedrag wordt zo'n offerte dezelfde dag nog klaargezet, in het pakket dat al gebruikt wordt.
Bij een schildersbedrijf liep de planning vast in het hoogseizoen: klanten mailden voor een afspraak, en pas na een paar dagen kwam er antwoord. Facturen bleven ondertussen ook liggen, want daarvoor was simpelweg geen tijd. Werk dat structureel terugkomt, is precies het werk waarbij een vast maandbedrag zich uitbetaalt.
Bij een klein administratiekantoor ging het niet om extra klanten werven, maar om grip houden op binnenkomende mail en het opvolgen van openstaande posten bij eigen klanten. Daar concurreert 350 euro per maand niet met een extra collega, maar met de uren die een bestaande medewerker er nu handmatig aan kwijt is.
Hoe verhouden de kosten zich tot elkaar?
Hieronder staan de vier opties naast elkaar, met een rekenvoorbeeld per maand.
| Optie | Kosten per maand | Wat je krijgt | Beperking |
|---|---|---|---|
| Annabel | 350 euro, vast bedrag | Werkt in je bestaande pakketten, neemt terugkerende taken over | Geen telefoon, geen fysieke aanwezigheid |
| Administratief medewerker (24 uur/week) | 2.250–2.340 euro, plus werving | Vaste collega, breed inzetbaar | Werving, inwerktijd, verzuim |
| Virtuele assistent (20 uur) | 600–900 euro | Losse taken op uurbasis | Beperkt aantal uren, geen vaste koppeling met je systemen |
| Losse AI-tools | 80–150 euro, plus eigen tijd | Losse hulpmiddelen per taak | Jij koppelt, controleert en corrigeert zelf |
In vier stappen reken je dit na voor je eigen bedrijf
Wil je weten of het voor jouw bedrijf uit kan? Vier stappen die je in een kwartier doorloopt.
- Tel de uren die nu opgaan aan mail beantwoorden, offertes opstellen, plannen en facturen opvolgen. Doe dit over een gewone week, niet over een rustige week.
- Vermenigvuldig dat aantal uren met een uurtarief: je eigen tarief, of dat van de medewerker die het werk nu doet.
- Vergelijk de uitkomst met 350 euro per maand.
- Test het 14 dagen gratis voordat je een besluit neemt, in je eigen mailbox en agenda, met je eigen klanten en offertes.
Een rekenvoorbeeld: 8 uur per week aan administratief werk, tegen een uurtarief van 45 euro, is 360 euro per week, en dus rond de 1.500 euro per maand. Dat is een schatting, geen belofte, en de exacte cijfers verschillen per bedrijf en per week. Maar het laat zien waarom 350 euro per maand voor veel mkb-bedrijven relatief snel terugverdiend is.
Veelgemaakte fouten bij het vergelijken van kosten
Een paar fouten die vaak gemaakt worden bij deze vergelijking:
- Alleen naar het uurtarief van een virtuele assistent kijken, zonder te tellen hoeveel uur er werkelijk nodig is. Bij structureel terugkerend werk lopen de uren snel op.
- De kosten van losse AI-tools los van elkaar bekijken, in plaats van ze op te tellen. Drie abonnementen van 30 euro voelen los onschuldig, maar tellen op tot bijna het bedrag van een vaste medewerker.
- De eigen tijd om tools te koppelen, in te stellen en te controleren niet meerekenen. Die tijd is niet gratis, ook al staat er geen factuur tegenover.
- Verwachten dat een AI-medewerker ook telefonisch werk overneemt. Annabel werkt per mail, niet per telefoon, dus reken dat niet mee in de vergelijking.
- Vergelijken met een ideale situatie in plaats van met de huidige situatie. De vraag is niet of het perfect is, maar of het beter is dan wat er nu blijft liggen.
Wanneer kan een AI-medewerker uit?
Een AI-medewerker kan uit als:
- het administratieve werk geen volledige fte is, maar wel dagelijks terugkomt
- je al werkt met een boekhoudpakket, agenda, mail en CRM, en vooral hulp zoekt om er sneller in te werken
- je snel wilt kunnen op- en afschalen, zonder arbeidscontract of opzegtermijn
- je nu meerdere losse tools of een virtuele assistent combineert en het overzicht kwijt bent
Dat geldt voor installatiebedrijven, schildersbedrijven en loodgietersbedrijven net zo goed als voor administratiekantoren: het werk is vergelijkbaar, alleen het pakket verschilt.
Wanneer kan een AI-medewerker niet uit?
Een AI-medewerker kan niet uit als:
- het werk vooral telefonisch klantcontact is: Annabel volgt facturen en klanten op per mail, niet telefonisch
- er nauwelijks administratief werk is, want een paar mails per week rechtvaardigt geen vast maandbedrag
- het werk fysieke aanwezigheid vraagt, zoals iemand die op kantoor post verwerkt of bezoekers ontvangt
- beslissingen veel vakinhoudelijke afweging vragen die niemand in tekst kan vastleggen
Twijfel je nog? Reken je eigen cijfers na met de gratis AI-scan van 7 korte vragen, of start de 14 dagen gratis proberen en zie het verschil in je eigen mailbox en agenda.