Ja, een AI-medewerker kan facturen voor je klaarzetten in Exact Online. Ze zoekt de klant op of maakt een nieuwe klantkaart aan, vult de factuurregels in met de juiste omschrijving en bedragen, en laat Exact Online zelf de btw en het totaal berekenen. Het resultaat is een concept dat op je klaarstaat, in jouw indeling.
Versturen doe je zelf. Dat is geen beperking van de techniek, maar een keuze: jij kijkt op het laatste moment of alles klopt voordat een factuur bij een klant in de mailbox valt.
Hieronder lees je precies wat er wel en niet gebeurt, hoe een week er in de praktijk uitziet, hoe je dit stap voor stap opzet, welke fouten je kunt vermijden, hoe het koppelen met jouw toestemming werkt en wat het kost.
Wat doet een AI-medewerker precies in Exact Online?
Dit is bewezen op video, in een demo-omgeving met fictieve klanten zoals 'Jeroen Bakker'. Het werk verloopt in een vaste volgorde:
| Stap | Wie doet het |
|---|---|
| Klant opzoeken of aanmaken | AI-medewerker |
| Factuurregels invullen | AI-medewerker |
| Btw en totaal berekenen | Exact Online |
| Concept controleren | Jij |
| Versturen | Jij |
- Ze zoekt de klant op in Exact Online, of maakt een nieuwe klantkaart aan als die er nog niet is.
- Ze vult de factuurregels in: welk product of welke dienst, hoeveel uur of stuks, en tegen welk tarief.
- Exact Online rekent zelf de btw en het totaal uit, net zoals wanneer jij de factuur met de hand zou invoeren.
- De factuur staat als concept klaar, in jouw stijl en indeling.
Dat kan vanuit een binnenkomende mail, bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging, of op een vast moment, zoals na afronding van een klus. Bekijk de opname van Annabel die factureert in Exact Online om te zien hoe dat er in de praktijk uitziet.
Wat blijft jouw werk?
Controleren en versturen. Standaard keurt jij elke factuur goed voordat hij de deur uit gaat. Je ziet het concept, checkt of de regels, het bedrag en de klantgegevens kloppen, en drukt zelf op versturen.
Dat geldt ook als je net van de bouwplaats komt of tussen twee klussen door even kijkt. De factuur ligt klaar, maar gaat nooit zonder jouw akkoord weg. Voor sommige andere taken, zoals een betalingsherinnering bij een openstaande factuur, kun je per taak instellen dat die wel direct verstuurd wordt. Voor het opstellen van de factuur zelf blijft versturen jouw stap.
Hoe ziet een week er in de praktijk uit?
Stel, je hebt een installatiebedrijf van zeven man. Op maandag komt er een mail binnen met een opdrachtbevestiging van een klant voor wie je vorige week een cv-ketel hebt vervangen. De AI-medewerker leest die mail, zoekt de klant op in Exact Online en vult een conceptfactuur in: materiaal, arbeidsuren en het afgesproken tarief. Exact Online berekent de btw en het totaal, zoals altijd.
Op donderdag, tussen twee klussen door, open jij je mailbox en zie je het concept klaarstaan. Je controleert de regels, ziet dat alles klopt, en verstuurt de factuur zelf. Op vrijdag zijn er nog twee facturen voor afgeronde klussen, en dezelfde stappen herhalen zich: zij zet klaar, jij keurt goed en verstuurt.
Het verschil met voorheen zit vooral in het opzoeken en invullen. Jij blijft het laatste controlemoment, maar het intypen van klant, regels en bedragen hoef je niet meer zelf te doen. Dit is een voorbeeldscenario om te laten zien hoe de werkverdeling eruitziet, geen voorbeeld van een bestaande klant.
Hoe werkt het koppelen met Exact Online?
Jij geeft zelf, vanuit je eigen Exact Online-omgeving, toestemming om te koppelen. Die toestemming kun je op elk moment weer intrekken, net zoals bij elke andere koppeling die je al kent.
Na het koppelen werkt de AI-medewerker in het pakket dat je al gebruikt. Er komt geen nieuw scherm bij en je hoeft niets nieuws te leren. Per taak spreek je af of ze alleen concepten klaarzet, of dat bepaalde vervolgstappen ook verstuurd mogen worden. Meer over hoe dat eruitziet lees je bij Annabel in Exact Online.
Wat doet ze niet?
Een paar dingen zijn bewust buiten de scope gehouden:
- Geen bankkoppeling. Er wordt geen bankrekening aan Exact Online gekoppeld.
- Geen betalingen matchen. Of een factuur al betaald is, bepaal jij of je boekhoudpakket, niet de AI-medewerker.
- Geen zelfstandige afronding van de boekhouding. Ze zet facturen klaar als concept, ze rondt je administratie niet zelfstandig af.
- Geen bellen en geen WhatsApp-klantenservice richting jouw klanten.
Wat ze wel kan: in Exact Online zien welke facturen openstaan, en daarop een herinnering per mail klaarzetten. Dat sluit aan bij debiteurenbeheer in Exact Online, een apart onderdeel van het werk.
Welke fouten zie je vaak bij de start?
Een paar dingen gaan vaker mis dan nodig, meestal door haast of verkeerde verwachtingen:
- Meteen alles loslaten. Wie in week één al wil dat facturen zonder controle verstuurd worden, slaat de periode over waarin de AI-medewerker jouw stijl en prijzen nog aan het leren is. Bouw dat per taak op.
- Verwachten dat ze ook betaalgedrag bijhoudt. Ze ziet openstaande facturen in Exact Online en kan een herinnering klaarzetten, maar ze koppelt geen bank en matcht geen betalingen. Dat blijft bij jou of je boekhoudpakket.
- Denken dat er een nieuw systeem bijkomt. Er verandert niets aan Exact Online zelf; de facturen staan gewoon in je vertrouwde omgeving.
- Geen tijd vrijmaken voor de inwerkweek. Hoe duidelijker je in het begin bent over prijzen, voorbeeldfacturen en uitzonderingen, hoe minder correcties er later nodig zijn.
- Uit gewoonte toch alles overtypen. Sommige ondernemers blijven de eerste weken zelf nog een factuur met de hand maken naast de conceptfacturen. Geef het systeem de kans om het concept te laten staan en controleer alleen.
Twijfel je of dit past bij hoe je nu werkt, bekijk dan de gids over administratie uitbesteden in het mkb voor een bredere afweging.
Hoe zet je dit stap voor stap op?
In grote lijnen doorloop je dit traject tijdens de proefperiode van 14 dagen:
- Je geeft vanuit Exact Online toestemming om te koppelen.
- In de eerste dagen werken wij haar in op jouw stijl: voorbeeldfacturen, prijzen, klanten en wat je nooit wilt.
- De rest van de eerste week krijg je concepten die je nakijkt, zodat fouten er meteen uit gehaald worden.
- In de tweede week bepaal je per taak wat je durft los te laten, bijvoorbeeld het klaarzetten van herinneringen bij openstaande facturen.
- Na de proefperiode kies je of je doorgaat vanaf 350 euro per maand, maandelijks opzegbaar.
Het versturen van facturen zelf blijft in elke stap bij jou. Wat verandert, is hoeveel werk er al gedaan is voordat jij het concept ziet.
Wat kost dit?
Je probeert 14 dagen gratis, wij richten in die periode alles in: koppelen aan Exact Online en inwerken op jouw stijl en jouw manier van factureren. Daarna betaal je vanaf 350 euro per maand, maandelijks opzegbaar. Geen jaarcontract.
Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug.
Rekenvoorbeeld: stel, je maakt 25 facturen per maand en elke factuur kost je nu gemiddeld 10 minuten aan opzoeken, regels invullen en controleren. Dat is ruim 4 uur per maand. Laat je het opzoeken en invullen klaarzetten en blijf je zelf alleen checken en versturen, dan kan die tijd per factuur korter worden. Dit is een rekenvoorbeeld om zelf mee te rekenen, geen belofte over wat jouw bedrijf gaat besparen.
Om de verdeling van werk concreet te maken, hieronder het verschil tussen de huidige manier en de manier met een conceptfactuur:
| Onderdeel | Handmatig, zoals nu | Met concept klaargezet |
|---|---|---|
| Klant opzoeken of aanmaken | Jij | AI-medewerker |
| Regels en bedragen invullen | Jij | AI-medewerker |
| Btw en totaal berekenen | Exact Online | Exact Online |
| Concept controleren | Jij (tijdens het invullen) | Jij (achteraf, bij het concept) |
| Versturen | Jij | Jij |
Het controlemoment verschuift dus van 'tijdens het invullen' naar 'bij het klaarstaande concept'. Versturen blijft in beide gevallen jouw handeling.
Hoort hier ook de rest van de administratie bij?
Facturen zijn één onderdeel. Dezelfde AI-medewerker kan ook offertes in jouw stijl en met jouw prijzen klaarzetten, de mail lezen en sorteren, en de agenda bijhouden. Alles gebeurt in Exact Online en de overige pakketten die je al gebruikt, zonder dat je overschakelt naar iets nieuws.
Wil je weten wat er mogelijk is rond de bredere financiële administratie, zoals een overzicht van openstaande posten? Kijk bij financiële administratie in Exact Online of bij de brede rol van administratief medewerker in Exact Online. Ook offertes horen erbij, te zien bij offerte-schrijver in Exact Online.
Hoe weet ze welke prijzen en klanten jij gebruikt?
In de eerste week leert de AI-medewerker jouw stijl, jouw prijzen, voorbeeldoffertes en klanten. Dat geheugen is persoonlijk voor jouw bedrijf en groeit met elke taak die ze uitvoert. Ze onthoudt ook wat je nooit wilt, zodat een factuur niet steeds opnieuw dezelfde correctie nodig heeft.
In de proefperiode begin je met toegang en inwerken op je eigen voorbeelden. De dagen daarna krijg je concepten die je nakijkt, en in de tweede week bepaal je zelf per taak wat je durft los te laten.
Waar vind je meer voorbeelden uit Exact Online?
Benieuwd hoe dit samenhangt met de rest van je werk in Exact Online? De gids Exact Online automatiseren met een AI-medewerker laat een breder beeld zien, en op de overzichtspagina Annabel in Exact Online staan alle rollen met video naast elkaar. Twijfel je nog over iets, kijk dan bij de veelgestelde vragen over een AI-medewerker.
Wil je weten of dit voor jouw bedrijf werkt?
Doe de gratis AI-scan: zeven korte vragen, de uitslag krijg je per mail. Geen verkooppraatje, geen creditcard nodig. Je vindt de scan op /#aanmelden.