Betaalt een klant te laat, dan heb je als bedrijf meer rechten dan je misschien denkt. Spreek je niets af, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag je maximaal 60 dagen afspreken. Verstrijkt die termijn, dan mag je zonder aanmaning de wettelijke handelsrente rekenen, plus incassokosten volgens een wettelijke staffel.
De meeste openstaande facturen lossen zich op met een goede herinneringsreeks: op tijd, vriendelijk, dan duidelijker. Dit artikel geeft je de regels, een werkende reeks, een stappenplan om die reeks zelf in te richten en de fouten die het vaakst gemaakt worden bij het opvolgen van facturen.
Ook zie je een praktijkvoorbeeld (hypothetisch) van hoe het opvolgen er in een klein bedrijf uitziet, en een rekenvoorbeeld om zelf te bepalen of uitbesteden iets voor je is.
Wat is de wettelijke betaaltermijn voor facturen tussen bedrijven?
Spreek je niets af, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur of na levering, afhankelijk van wat later is. Dit staat in de wet (artikel 6:119a BW) en geldt voor overeenkomsten tussen bedrijven.
Je mag een langere termijn afspreken, maar niet onbeperkt:
- B2B algemeen: 60 dagen is het wettelijke maximum, tenzij je uitdrukkelijk iets anders afspreekt én dat niet onredelijk is voor de kleinere partij.
- Grote bedrijven richting het mkb: sinds de Wet uiterste betaaltermijn grote bedrijven (1 juli 2022) mag een groot bedrijf een mkb-leverancier nooit een langere termijn dan 60 dagen opleggen, ook niet contractueel.
- Overheid: hanteert in de praktijk meestal 30 dagen als norm.
Stuur je altijd een duidelijke vervaldatum op de factuur, dan voorkom je discussie over wanneer de klok is gaan lopen. Zet daarom altijd deze vier dingen op de factuur:
- De factuurdatum.
- Een exacte vervaldatum (een kalenderdatum, niet alleen '30 dagen').
- Het verschuldigde bedrag inclusief btw.
- Je betalingsgegevens, met het factuurnummer als omschrijving.
Wat is de wettelijke handelsrente en wanneer mag je die rekenen?
De wettelijke handelsrente geldt specifiek voor transacties tussen bedrijven (en met de overheid) en ligt hoger dan de gewone wettelijke rente voor consumenten. Het percentage wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld: de basisherfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus acht procentpunten. Het actuele percentage vind je op de site van de Rijksoverheid of in je boekhoudpakket.
Het belangrijkste verschil met een particuliere klant: bij B2B is geen aanmaning nodig. De rente gaat automatisch lopen vanaf de dag na de afgesproken of wettelijke betaaltermijn. Bij een consument moet je eerst een aanmaning sturen met een redelijke extra termijn, voordat je de (lagere) wettelijke rente mag rekenen.
Rekenvoorbeeld: stel, je hebt een factuur van 2.500 euro openstaan en de wettelijke handelsrente staat op 12,5 procent per jaar (vul het actuele percentage zelf in). Per dag te laat loopt er dan ongeveer 2.500 × 0,125 ÷ 365 = 0,86 euro aan rente op. Bij 30 dagen te laat is dat ruim 25 euro. Op zichzelf geen fortuin, maar bij meerdere late betalers per maand telt het op, en het laat vooral zien dat je serieus bent over je betaaltermijn.
Naast de rente mag je ook incassokosten in rekening brengen, volgens een wettelijke staffel die afhangt van het factuurbedrag. Veel boekhoudpakketten, waaronder Moneybird en Exact Online, rekenen dit automatisch voor je uit zodra een factuur op 'te laat' staat.
Welke herinneringsreeks werkt het best bij late betalers?
Een vaste reeks werkt beter dan ad hoc nabellen of mailen. De toon wordt elke stap iets duidelijker, zonder meteen dreigend te zijn.
| Wanneer | Actie | Toon |
|---|---|---|
| Dag 0 | Factuur versturen, vervaldatum erbij | Neutraal |
| Dag 30 (vervaldatum) | Automatisch: niets, factuur staat nu open | — |
| Dag 33–35 | Vriendelijke herinnering: 'misschien over het hoofd gezien' | Vriendelijk |
| Dag 40–42 | Tweede herinnering, met concrete nieuwe termijn (bijv. 7 dagen) | Zakelijk |
| Dag 50 | Aanmaning: noem de wettelijke handelsrente en incassokosten die gaan lopen | Dwingend |
| Dag 60+ | Laatste waarschuwing, daarna overweeg je incasso of een deurwaarder | Formeel |
Houd de reeks kort en to the point. Eén regel over wat je vraagt, één regel over de nieuwe termijn, en de factuur als bijlage. Hoe korter de mail, hoe sneller een klant hem leest en actie neemt.
Stappenplan: zo richt je de reeks zelf in
- Zet op elke factuur een exacte vervaldatum, geen vage termijn.
- Leg vooraf vast na hoeveel dagen een herinnering uitgaat (bijvoorbeeld dag 3, 10 en 20 na de vervaldatum).
- Schrijf voor elke stap één vaste tekst met variabelen: klantnaam, factuurnummer, bedrag, nieuwe termijn.
- Spreek met jezelf af wie de aanmaning bij stap 4 of 5 beoordeelt voordat hij wordt verstuurd.
- Herhaal de reeks consequent, ook bij klanten waar je het liever niet doet.
Hoe ziet het opvolgen van facturen er in de praktijk uit?
Stel, je hebt een installatiebedrijf van zeven man. Je stuurt zelf maandelijks zo'n veertig facturen, en gemiddeld staat een kwart daarvan op de vervaldatum nog open. Je herkent het patroon: je checkt het boekhoudpakket als je er tijd voor hebt, meestal pas als een klant toch belt over iets anders. Herinneringen schrijf je ad hoc, met wisselende toon, en soms vergeet je een tweede herinnering helemaal.
Zet je dezelfde situatie naast een vaste reeks zoals hierboven, dan verandert er in de praktijk vooral twee dingen: je hoeft niet meer zelf te onthouden of een factuur openstaat, dat zie je direct terug in het overzicht, en de tekst van de herinnering is elke keer hetzelfde, in dezelfde toon. Het daadwerkelijk versturen keur je nog steeds zelf goed. Wat verdwijnt, is het onthouden en het telkens opnieuw opstellen van de tekst.
Hoe automatiseer je het opvolgen van openstaande facturen?
Het opvolgen zelf is meestal geen ingewikkeld werk, maar wel werk dat blijft liggen tussen andere klussen door. Een AI-medewerker zoals Annabel kan dat deel overnemen: ze kijkt in je boekhoudpakket welke facturen openstaan en hoe lang, en zet er een herinnering voor klaar in de mail, in jouw toon en met de juiste vervaldatum.
Standaard keur je elke herinnering goed voordat hij de deur uit gaat. Per taak kun je instellen dat bijvoorbeeld de eerste, vriendelijke herinnering automatisch wordt verstuurd, en dat jij alleen de scherpere aanmaningen zelf beoordeelt.
Wat ze daarbij niet doet: ze koppelt geen bankrekening en matcht geen betalingen aan facturen, ze belt niet, en ze rondt de boekhouding niet zelfstandig af. Ze ziet alleen wat er in het pakket openstaat en zet de mail eromheen klaar.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je terug in debiteurenbeheer als rol, in debiteurenbeheer in Exact Online, en breder in financiële administratie uitbesteden. Werk je in Exact Online, dan is ook de gids Exact Online automatiseren met een AI-medewerker een goed startpunt. Factureer je in Exact Online of Moneybird, dan zet ze offertes en facturen ook als concept klaar: zie Annabel factureert in Exact Online en Annabel factureert in Moneybird. De herinneringen zelf komen overigens gewoon in je eigen mailbox terecht, als concept die je daar beoordeelt.
Welke fouten maak je het vaakst bij het opvolgen van facturen?
De meeste achterstanden ontstaan niet door onwil van de klant, maar door een wisselende aanpak aan jouw kant. De bekendste valkuilen:
- Geen vaste vervaldatum op de factuur zetten, alleen 'binnen 30 dagen' vermelden.
- Te lang wachten met de eerste herinnering, waardoor het bedrag en de ergernis allebei oplopen.
- Bij de eerste herinnering meteen een dreigende toon gebruiken: klanten reageren dan vaker defensief dan dat ze betalen.
- Geen vaste reeks hanteren, waardoor de ene klant na een week al een aanmaning krijgt en de andere na twee maanden nog niets.
- Vergeten de wettelijke handelsrente en incassokosten te benoemen in de aanmaning, waardoor je ze later moeilijker kunt claimen.
- Voor elke herinnering blijven bellen, ook bij facturen die met een simpele, nette mail al worden betaald.
Rekenvoorbeeld: zelf opvolgen of uitbesteden?
Dit is een rekenvoorbeeld met aannames die je zelf kunt aanpassen, geen belofte over wat Annabel voor jouw bedrijf oplevert.
Stel: je besteedt 3 uur per week aan het checken van openstaande facturen, herinneringen schrijven en nabellen. Bij een uurtarief van 50 euro is dat 150 euro per week, zo'n 650 euro per maand aan tijd.
| Zelf doen | AI-medewerker zet klaar | |
|---|---|---|
| Tijd per week | circa 3 uur | signaleren en klaarzetten kost jou vrijwel geen tijd |
| Wie beoordeelt de tekst | jij, elke keer opnieuw | jij, voordat hij de deur uitgaat (standaard); per taak instelbaar |
| Consistentie van de reeks | wisselt met drukte | vaste toon en vaste reeks |
| Kosten per maand | circa 650 euro aan je eigen tijd (rekenvoorbeeld) | vanaf 599 euro per maand |
De uitkomst hangt af van je eigen uurtarief en hoeveel facturen je omloop heeft; reken het gerust zelf even door. Wil je breder kijken naar wat administratie uitbesteden kost, dan geeft de gids administratie uitbesteden: kosten en opties daar meer context bij.