Kort antwoord: je boekhouder boekt, controleert en doet de aangiftes. Annabel volgt op. Ze ziet in je boekhoudpakket welke facturen openstaan en zet per mail een herinnering klaar. Jij keurt die goed. Ze vervangt je boekhouder dus niet, ze neemt het najagen over.
Over de kosten: een boekhouder rekent per uur of een vast bedrag per maand, en dat verschilt per kantoor. Annabel kost 599 euro per maand (excl. btw), na 14 dagen gratis proberen. Je zegt maandelijks op. Verderop reken ik het voor met aannames die je zelf kunt aanpassen.
Let op: dit is een vergelijking van taken, geen advies over je boekhouding. Ik zeg erbij wat Annabel niet doet, want daar zit het verschil.
Wie doet wat bij het opvolgen van facturen?
Facturen opvolgen is eigenlijk een rijtje aparte klussen. Sommige horen bij een boekhouder, andere bij jou, en een deel kan Annabel overnemen. Zo ziet de verdeling eruit:
| Klus | Boekhouder | Annabel | Jij |
|---|---|---|---|
| Verkoopfacturen en inkoopfacturen boeken | Ja, meestal | Als concept klaarzetten, per klant ingericht | Kijkt na of laat het aan je boekhouder |
| Bijhouden welke facturen openstaan | Ja, in het pakket | Ja, ze leest het uit je boekhoudpakket | Controleert af en toe |
| Herinneringsmail schrijven | Alleen als je dat apart afspreekt | Ja, als concept in je mailbox | Leest en verstuurt |
| Betalingen aan facturen koppelen | Ja, meestal | Nee, geen bankkoppeling | Of je boekhouder |
| Btw-aangifte en jaarrekening | Ja | Nee | Beslist en tekent |
| Advies bij een wanbetaler | Soms | Nee | Ja |
De middelste kolom is belangrijk. Annabel koppelt geen bankrekening en matcht geen betalingen met facturen. Ze rondt de boekhouding ook niet zelfstandig af. Wat ze wel doet is het zichtbare werk rond openstaande posten: kijken, formuleren, klaarzetten.
Wil je het hele plaatje van debiteuren zien, lees dan de pagina over debiteurenbeheer uitbesteden aan AI.
Wat doet Annabel precies met een openstaande factuur?
Annabel werkt in het pakket dat je al gebruikt, bijvoorbeeld Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden of AFAS SB. Je hoeft geen nieuw programma te leren. Voor een openstaande factuur gaat dat zo:
- Ze haalt de openstaande facturen op uit je boekhoudpakket.
- Ze kijkt hoe lang een factuur openstaat.
- Ze schrijft een nette betalingsherinnering in jouw toon.
- Ze zet die als concept in je mail.
- Jij leest en verstuurt.
Op de site staat hiervan een schermopname bij een demobedrijf: debiteurenbeheer in Exact Online. Een factuur staat daar 41 dagen open. Annabel haalt de openstaande facturen op en zet een herinnering klaar. Het bedrijf en de klanten in die opname zijn verzonnen voorbeelden, geen echte klant.
Standaard keur jij alles goed voordat er iets de deur uit gaat. Per taak kun je instellen dat ze direct verstuurt, bijvoorbeeld bij een eerste herinnering. Dat is jouw keuze, niet de standaard.
Eén ding om te weten: Annabel ziet de status zoals die in je pakket staat. Is een betaling daar nog niet verwerkt, dan staat de factuur voor haar nog open. Het verwerken van betalingen blijft dus bij jou of je boekhouder. Zorg dat dat bijgewerkt is, dan is de lijst waarop zij werkt ook kloppend.
Wat blijft bij je boekhouder, ook met een AI-medewerker?
Veel. Een AI-medewerker die facturen opvolgt, is geen vervanger van een boekhouder. Dit blijft bij je boekhouder of bij jou:
- de btw-aangifte en de jaarrekening;
- het definitief maken van boekingen;
- het koppelen van bankbetalingen aan facturen;
- advies over wat je boekt en hoe;
- de beslissing wat je doet met een klant die niet betaalt.
Annabel zet in de boekhouding hooguit dingen klaar als concept. In de eigen administratie van mijnannabel B.V. deed ze dat met inkoopfacturen: ze zette ze klaar en de accountant controleerde en maakte de boekingen definitief. Zo is de rolverdeling bedoeld. Bij een klant wordt dat per klant en in overleg ingericht. Het staat niet standaard aan.
Meer over wat dat in de praktijk inhoudt lees je op de pagina over financiële administratie uitbesteden aan AI. Een breder overzicht van opties vind je in de gids administratie uitbesteden: kosten en opties.
Wat kost elke optie per maand? Een rekenvoorbeeld
Hieronder staat een rekenvoorbeeld, geen klantcijfer en geen belofte. De aannames zijn van mij en bedoeld om aan te passen. Vul je eigen getallen in.
Aannames in dit rekenvoorbeeld:
- Je hebt per maand 12 facturen die een herinnering nodig hebben.
- Elke herinnering kost je 10 minuten: opzoeken, schrijven, versturen, noteren. Dat is een schatting.
- Totaal: 12 × 10 minuten = 2 uur per maand.
- Je eigen tijd is 45 euro per uur waard.
- Je boekhouder rekent 75 euro per uur, excl. btw. Dit is een aanname. Kijk in je eigen offerte of contract voor het echte tarief.
| Optie | Berekening | Per maand |
|---|---|---|
| Zelf doen | 2 uur × 45 euro | 90 euro |
| Door je boekhouder (als je dit apart afspreekt) | 2 uur × 75 euro | 150 euro |
| Annabel | vast bedrag, excl. btw | 599 euro |
Eerlijk gezegd: voor alleen dit ene klusje is Annabel in dit voorbeeld de duurste optie. Dat is geen toeval. Annabel is niet gemaakt voor één klus. Ze doet ook mail, offertes, planning en leadopvolging. Het vaste bedrag is voor de medewerker, niet per herinnering.
Het omslagpunt: 599 gedeeld door 45 is ruim 13 uur. 599 gedeeld door 75 is ongeveer 8 uur. Houdt Annabel in jouw situatie minder dan dat aan tijd over, dan is het geen goede deal. Dat reken je zelf na, per klus, met je eigen uren. De gids Je avonden terug laat je dit voor tien kantoorklussen doen, inclusief de eerlijke rekensom of je het zelf doet of laat doen.
Bedrijven met meer dan 3 personen of met meerdere medewerkers die Annabel willen gebruiken, kijken naar Team (1.299 euro per maand, tot 10 personen). Voor meer dan 10 medewerkers is er Business op aanvraag. Daar noem ik geen vaste prijs.
Stel, je hebt een loodgietersbedrijf van vier man: hoe tel je het op?
Een hypothetisch scenario, om te zien waarom het niet om één klusje draait. Stel, je hebt een loodgietersbedrijf van vier man. Jij zit zelf de halve week bij klanten. De avonden gaan op aan kantoorwerk.
De facturen die achterlopen zijn maar één stuk. Daarnaast zijn er vaak ook:
- offerteaanvragen die je moet beantwoorden;
- mails van klanten die een afspraak willen verzetten;
- nieuwe aanvragen die je ergens moet vastleggen;
- werkbonnen die nog klaargezet moeten worden.
Tel in zo'n situatie per klus je uren op, niet alleen die van de herinneringen. Dit is het rekenvoorbeeld: staat elke klus op 2 tot 3 uur per maand, dan zijn vijf klussen samen 10 tot 15 uur. Tegen 45 euro per uur is dat 450 tot 675 euro aan eigen tijd. Dat zijn aannames, geen uitkomst. Pas ze aan met je eigen weekmeting.
Bij alleen de herinneringen is de rekensom negatief. Pas als meer klussen meetellen, kom je in de buurt van het omslagpunt. Meer voorbeelden per branche staan op de pagina voor loodgieters.
Welke fouten maken ondernemers bij het opvolgen van facturen?
Dit zijn de fouten die ik het vaakst zie bij het najagen van openstaande posten, met of zonder hulp:
- Een herinnering sturen terwijl de betaling al binnen is. Dat gebeurt als betalingen niet direct zijn verwerkt in het pakket. Werk eerst de lijst bij.
- Geen vaste regel hebben. Wanneer stuur je de eerste herinnering, wanneer de tweede? Zonder regel hangt het van je humeur af. Leg het vast, bijvoorbeeld in een werkinstructie.
- Iedere klant dezelfde toon geven. Een vaste klant die één keer te laat is, vraagt een andere mail dan een klant die al drie keer niet betaalde. Daarom blijft jouw akkoord belangrijk.
- Meteen alles op direct versturen zetten. Begin met concepten en kijk een week mee. Laat pas los wat goed gaat.
- Je boekhouder niet meenemen. Overleg wie wat doet, anders sturen jullie allebei een herinnering.
Met kantoorwerk dat breder is dan facturen, past ook de rol administratief medewerker in het plaatje.
Wanneer past welke optie?
Een eenvoudige leidraad, zonder dat er een winnaar is:
Doe het zelf of via je boekhouder als:
- je weinig facturen hebt die achterlopen;
- je het najagen niet vervelend vindt;
- je boekhouder debiteurenbewaking al aanbiedt tegen een tarief dat je redelijk vindt. Vraag het na, want dit verschilt per kantoor.
Een AI-medewerker is het overwegen waard als:
- het opvolgen telkens blijft liggen omdat je op een bouwplaats, in een klus of in een gesprek zit;
- je meer kantoorwerk hebt dan alleen facturen, zoals mail, offertes en planning;
- je een vaste, rustige routine wilt waarin jij alleen nog goedkeurt.
Het is ook een combinatie: je boekhouder doet wat hij moet doen, Annabel zorgt dat de herinneringen klaarstaan. Dat past bij wat je via Annabel in je mailbox ziet: mail binnen, antwoord als concept klaar.
Draai je al met een los AI-programma voor teksten? Het verschil met een chatbot staat in AI-medewerker versus ChatGPT. Kort: een chatbot schrijft een tekst als jij hem vraagt, Annabel werkt in je eigen pakketten en doet het werk.
Hoe begin je zonder risico?
Je hoeft niet meteen te kiezen. Er zijn drie rustige stappen:
- Meet één week hoeveel tijd je kwijt bent aan het najagen van facturen. Schrijf het op. Dat is je echte uurtal, in plaats van mijn aanname.
- Praat met je boekhouder. Vraag wat hij nu al doet bij openstaande posten, en wat dat kost. Zo vergelijk je op feiten.
- Probeer het 14 dagen. Wij richten Annabel in tijdens die twee weken. Je geeft zelf toestemming vanuit je eigen pakket en kunt die altijd intrekken. In de eerste week krijg je concepten die je nakijkt. In de tweede week laat je per taak los wat goed gaat. Je betaalgegevens geven is tijdens de proef niet nodig.
Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug. Opzeggen kan maandelijks.
Over je gegevens: elke klant heeft een eigen, afgeschermde omgeving op een server binnen de EU. Het logboek van Annabel is terug te lezen, dus je ziet wat ze deed en wat jij goedkeurde. Meer vragen vind je in de veelgestelde vragen.
Wil je eerst weten waar Annabel bij jou het meest zou doen? Doe de gratis AI-scan: zeven korte vragen, de uitslag komt per mail, geen creditcard en geen verkoopgesprek, via de aanmeldpagina. Of start direct de proef van 14 dagen op dezelfde pagina.