Je wilt niet zomaar een onbekende partij laten meelezen in je bedrijfsmail. Dat is een logische twijfel, en het antwoord is simpel: jij bepaalt welke toegang je geeft, in je eigen pakket, en je kunt die toegang op elk moment weer intrekken. Annabel werkt niet naast je mailbox, maar in het Microsoft 365- of Google-pakket dat je al gebruikt. Je hoeft niets nieuws te installeren en niemand in je team moet iets nieuws leren.
Wat ze mag zien en doen, stel je per taak in. Standaard zet ze een conceptantwoord, een offerte of een herinnering klaar, en jij keurt dat goed voordat het de deur uitgaat. Pas als je dat zelf instelt, verstuurt ze een taak direct, bijvoorbeeld een betalingsherinnering. De toegang zelf geef je vanuit je eigen pakket, dus je ziet daar ook precies wat er is gekoppeld en kun je die koppeling zelf weer uitzetten, zonder tussenkomst van ons.
Hieronder staat per vraag wat dat in de praktijk betekent: welke toegang je geeft, wat ze wel en nooit doet, welke koppeling bij welke taak past, waar je data staat, en hoe je alles weer terugdraait.
Welke toegang geef je precies, en waarvoor?
Je geeft geen toegang aan een los AI-programma, maar koppelt Annabel vanuit het pakket dat je al gebruikt. Dat werkt net zoals je een nieuwe medewerker toegang geeft tot een postvak: jij regelt het, in jouw omgeving, op het moment dat jij wilt.
Afhankelijk van wat je wilt uitbesteden, koppel je een of meer van deze pakketten:
- E-mail: Microsoft 365/Outlook of Google, zodat ze mail kan lezen en antwoorden kan klaarzetten.
- Agenda: voor planning en afspraken.
- Boekhouding: Moneybird, Exact Online of e-Boekhouden, voor offertes, facturen en het opvolgen van openstaande posten.
- CRM of projecten: Teamleader Focus, Simplicate, HubSpot, Trello, Shiftbase, Picqer of AFAS SB, afhankelijk van wat je al gebruikt.
- Nieuwsbrief: Laposta, voor een conceptmail die jij nakijkt voordat hij uitgaat.
Je hoeft niet alles in één keer open te zetten. In de praktijk werkt dat volgens een vast stappenplan:
- Kies met welke taak je wilt beginnen, bijvoorbeeld mail of facturen opvolgen.
- Open in dat pakket zelf het scherm voor gekoppelde apps en geef daar toegang.
- Spreek per taak af of Annabel een concept klaarzet, of dat ze bij die ene taak direct mag versturen.
- Laat haar de eerste week meekijken en concepten maken op jouw eigen voorbeelden, terwijl jij nakijkt.
- Breid pas uit naar een volgend pakket zodra je de eerste koppeling vertrouwt.
Stel, je hebt een installatiebedrijf van zeven man en je wilt eerst alleen met de mailbox beginnen. Je koppelt dan alleen Microsoft 365 of Google, niet meteen ook je boekhoudpakket. Annabel leest de binnenkomende mail, herkent een offerteaanvraag of een storingsmelding, en zet een conceptantwoord klaar in dezelfde mailbox. Je facturen en planning blijven in deze stap buiten beeld, want daarvoor heb je nog geen toegang gegeven.
In de rol in je mailbox zie je op video hoe dat er in de praktijk uitziet: vier soorten mails die binnenkomen, en vier conceptantwoorden die klaarstaan voordat iemand ze verstuurt.
Wat doet Annabel wel, en wat doet ze nooit?
Een AI-medewerker is geen chatbot die losse vragen beantwoordt op basis van wat jij intikt. Ze werkt de hele dag door in je eigen systemen, maar binnen grenzen die vooraf vastliggen.
Wel:
- mail lezen, sorteren en een antwoord klaarzetten, als concept of direct, dat kies jij per taak
- offertes opstellen in jouw stijl en prijzen
- planning en agenda bijhouden
- facturen opvolgen: ze ziet welke facturen openstaan in je boekhoudpakket en zet daarbij een herinnering klaar per mail
- leads vastleggen en klantcontact per mail
Nooit:
- bellen of de telefoon opnemen
- WhatsApp-klantenservice voor jouw klanten
- je boekhouding zelfstandig afronden
- een bankrekening koppelen of betalingen matchen met facturen
- fysiek werk
Hoe dat voor offertes werkt, zie je in de rol van offerte-schrijver: ze stelt een offerte op in jouw stijl en prijzen, en jij beslist of hij zo de deur uitgaat.
Het verschil met een los AI-programma zoals een chatbot lees je ook in AI-medewerker versus ChatGPT: daar werk je zelf alles los uit en moet je alles zelf onthouden. Hier werkt ze in je eigen pakket, bewaart ze wat er speelt, en legt ze vast wat ze deed.
Welke toegang past bij welke taak?
Elke taak vraagt een andere koppeling. Deze tabel laat per taak zien welk pakket je nodig hebt, wat Annabel daarin klaarzet, en wie uiteindelijk verstuurt:
| Taak | Pakket dat je koppelt | Wat ze klaarzet | Wie verstuurt |
|---|---|---|---|
| Mail beantwoorden | Microsoft 365 of Google | Conceptantwoord | Jij, tenzij je per taak direct versturen instelt |
| Offerte opstellen | Boekhoudpakket (Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden) | Offerte met regels en btw | Jij |
| Factuur opvolgen | Boekhoudpakket | Betalingsherinnering per mail | Jij, of direct als je dat per taak instelt |
| Lead vastleggen | CRM (Teamleader Focus, Simplicate, HubSpot) | Notitie en opvolgmail | Jij |
| Planning | Agenda | Afspraak of planningsvoorstel | Jij |
| Nieuwsbrief | Laposta | Conceptmail | Jij |
Stel, je bent een administratiekantoor met drie medewerkers en je wilt leads uit je website niet meer laten liggen. Dan koppel je alleen je CRM, bijvoorbeeld Teamleader Focus of HubSpot. Een nieuwe aanvraag wordt vastgelegd en er staat een opvolgmail als concept klaar. Je mailbox en boekhouding blijven in dat geval los van deze koppeling, tenzij je daar zelf voor kiest.
Waar staat je data, en wie kan erbij?
Elke klant krijgt een eigen, afgeschermde omgeving op een server binnen de EU, met een versleutelde schijf. Jouw mail en gegevens staan niet samen met die van een andere klant op dezelfde plek.
Dat betekent niet dat daarna niemand er meer bij kan. Ook na de inrichting houden wij een beheersleutel voor die omgeving. Die gebruiken we uitsluitend voor onderhoud en herstel, bijvoorbeeld het installeren van een update of het oplossen van een storing. De server zelf vraagt elk kwartier bij ons na of er zo'n beheeropdracht klaarstaat. Dat staat ook zo beschreven in de verwerkersovereenkomst en de lijst subverwerkers die je bij de proef krijgt.
Hoe we een AI-medewerker technisch opbouwen, inclusief deze onderdelen, leggen we stap voor stap uit in Zo bouwen wij een AI-medewerker. Daarin zie je ook waar het geheugen per klant, de postvak en het logboek vandaan komen.
Hoe trek je de toegang weer in?
Omdat jij de toegang vanuit je eigen pakket geeft, trek je die ook daar weer in. Bij Microsoft 365 of Google doe je dat via het beheer van gekoppelde apps, bij een boekhoudpakket of CRM via de instellingen voor koppelingen. Je hebt daarvoor niets van ons nodig: het is jouw omgeving en jouw knop.
Per taak spreek je ook af of Annabel alleen een concept klaarzet of dat ze iets ook direct mag versturen. Dat kun je op elk moment aanpassen. Twijfel je over één specifieke taak, zet dan alleen die taak los, zonder de hele koppeling te verwijderen.
Tijdens de gratis proef van 14 dagen richten wij dit samen met je in. De eerste dagen krijgt ze toegang en werkt ze zich in op jouw voorbeelden. De rest van de eerste week zie je alleen concepten die je zelf nakijkt. In de tweede week laat je per taak los wat goed gaat, en houd je zelf de regie over wat daarna verandert.
Welke fouten maken ondernemers vaak bij het instellen van toegang?
De meeste problemen ontstaan niet door Annabel zelf, maar door de keuzes die je als ondernemer maakt bij het koppelen.
- Alles in één keer koppelen. Begin met één pakket en één taak. Zo zie je hoe een concept eruitziet, voordat je een tweede pakket toevoegt.
- Meteen alles op direct versturen zetten. Standaard keurt jij alles goed. Zet een taak pas op direct versturen als je die een paar weken als concept hebt zien werken.
- Het logboek nooit nalezen. Elke AI-medewerker houdt een eigen postvak en logboek bij. Lees dat de eerste weken geregeld door.
- Toegang laten staan bij een personeelswissel of pakketwissel. Stap je over naar een ander boekhoudpakket, trek dan eerst de oude koppeling in.
- Denken dat ze bij je bankrekening moet kunnen. Dat is niet nodig: ze ziet openstaande facturen in je boekhoudpakket, maar koppelt geen bankrekening en matcht geen betalingen.
Rekenvoorbeeld: besteed je elke werkdag tien minuten aan het doorlezen van het logboek, tegen een uurtarief van 50 euro, dan kost die controle ongeveer 8 euro per dag, zo'n 40 euro per week. Dat reken je zelf uit tegen wat het je oplevert om toegang gefaseerd en gecontroleerd op te bouwen, in plaats van alles in één keer los te laten.
Hoe zie je terug wat ze heeft gedaan?
Elke AI-medewerker heeft een eigen e-mailadres, met een eigen postvak en logboek. Daarin staat terug te lezen wat er binnenkwam, wat ze ermee deed, en wat jij hebt goedgekeurd. Je hoeft haar dus niet te vertrouwen op haar woord: je kunt het gewoon nalezen, net als het postvak van een collega.
Daarnaast controleren wij elke dag geautomatiseerd of het werk per taak ook echt gedaan is, niet alleen of ze draait. Lukt iets niet, dan krijgen wij een melding, en hoor jij dat ook.
In de 15 rollen op video zie je per taak, zoals debiteurenbeheer, hoe een concept er in de praktijk uitziet voordat het wordt goedgekeurd en verstuurd.
Wat gebeurt er in de proefperiode van 14 dagen?
Tijdens de proef vragen we geen betaalgegevens. Je vult je naam, bedrijf en e-mailadres in, en wij nemen contact op voor de inrichting. Er is geen creditcard nodig om te beginnen.
In die twee weken bouwt Annabel een geheugen op van jouw bedrijf: je stijl, prijzen, voorbeeldoffertes, klanten en wat je nooit aan haar wilt overlaten. Dat groeit met elke taak die je toevoegt, en blijft daarna bestaan zolang je klant bent.
Twijfel je nog of uitbesteden van administratie bij jouw bedrijf past? Lees eerst administratie uitbesteden: kosten en opties. Wil je eerst weten wat je kunt verwachten voordat je toegang geeft? Lees de veelgestelde vragen of begin met de gratis gids over AI-werkinstructies, met tien kantoorklussen en vijf veiligheidsregels per klus.
Wil je zelf ervaren hoe dat voelt, zonder risico? Doe de gratis AI-scan: zeven korte vragen, de uitslag per mail, geen verkoopgesprek en geen creditcard nodig.