Iedereen heeft het over AI-medewerkers. Bijna niemand laat zien hoe je er een bouwt. In de video hierboven teken ik precies uit welke onderdelen er in zo'n medewerker zitten, en waarom. Hieronder staat hetzelfde in tekst.
Wil je het zelf bouwen, dan kun je dit nadoen. Laat je het liever doen, dan weet je in elk geval precies wat je koopt.
Welke onderdelen heeft een AI-medewerker nodig?
Een AI-medewerker die echt werk doet, heeft zeven onderdelen nodig:
- Een eigen computer, waar ze draait en haar werk bewaart.
- Een eigen mailbox, om werk te krijgen en concepten klaar te zetten.
- Toegang tot je pakketten, zodat ze niet alleen praat maar ook werkt.
- Een manier om met haar te praten, zoals je met een collega praat.
- Geheugen, zodat ze onthoudt hoe jij werkt.
- Goedkeuring, zodat er niets de deur uitgaat zonder jou.
- Bewaking, zodat we zien of het werk ook echt gedaan is.
Twee dingen zitten er bewust niet in: een telefoonnummer en een betaalkaart. Daar kom ik onderaan op terug.
1. Een eigen computer
Het begint met een computer. Niet jouw laptop, maar een eigen, afgeschermde omgeving per klant, op een server in Duitsland, met een versleutelde schijf.
Daar draait ze. Daar staan haar bestanden, haar instructies en haar werk. Niets wordt gedeeld met een andere klant. En omdat het haar eigen computer is, hoeft er bij jou niets geïnstalleerd te worden. Jij werkt gewoon door in je eigen programma's.
2. Een eigen mailbox
Dan krijgt ze een eigen e-mailadres. Dat klinkt klein, maar het is het belangrijkste onderdeel.
Via de mail geef je haar werk: een foto van een bon, een berichtje vanaf de bouwplaats, een aanvraag die je doorstuurt. Via de mail zet zij haar concepten klaar. En alles wat ze doet, is terug te lezen in die mailbox. De mailbox is dus niet alleen haar postvak, het is ook haar logboek: je ziet altijd wat er binnenkwam, wat ze ermee deed en wat jij hebt goedgekeurd.
3. Toegang tot je pakketten
Zonder toegang tot jullie systemen kan ze alleen praten. Met toegang kan ze werken.
We koppelen haar aan de pakketten die je al gebruikt: je mail en agenda (Microsoft 365 of Google), je boekhouding (zoals Moneybird, Exact Online of e-Boekhouden) en je planning of CRM (zoals Teamleader Focus, Simplicate, HubSpot of Trello). Geen nieuw programma, niemand hoeft iets te leren.
Koppelen doe je zelf, vanuit je eigen pakket, met jouw toestemming. Die kun je altijd weer intrekken. En per taak spreken we af wat ze mag: klaarzetten, of ook versturen.
4. Praten met haar en 5. geheugen
Je praat met haar via haar werkplek, een chat in je browser, of gewoon via de mail. Je zegt wat je wilt, zoals je het tegen een collega zou zeggen.
En ze moet onthouden hoe jij werkt. In de eerste week leert ze jouw stijl, jouw prijzen, een paar voorbeeldoffertes, wie je klanten zijn en wat je nooit wilt. Dat wordt haar kennisbank, en die groeit met elke taak.
Dit onderdeel wordt het vaakst overgeslagen. Zonder geheugen is elke dag de eerste werkdag. Met geheugen wordt ze elke week een beetje meer jouw medewerker.
6. Goedkeuring en 7. bewaking
Dit zijn de onderdelen die het verschil maken tussen een leuke demo en iemand die je durft te vertrouwen.
Goedkeuring. Standaard keur jij alles goed voordat het de deur uitgaat. Zij zet klaar, jij drukt op versturen. Gaat een taak goed, dan kun je per taak zeggen: deze mag ze zelf.
Bewaking. Wij kijken elke dag, geautomatiseerd, of het werk gedaan is. Niet of ze aan staat, maar of de factuur klaarstaat en of de mail beantwoord is. Lukt iets niet, dan horen wij het, en jij ook.
Wat zit er bewust niet in?
Geen telefoonnummer en geen betaalkaart.
Bellen laten we haar niet doen: jouw klanten verdienen een mens aan de lijn. En geld uitgeven zonder jou, dat gebeurt nooit.
Hoe staat dit in veertien dagen?
De eerste dagen: computer, mailbox, toegang, en inwerken op jouw voorbeelden. De rest van de eerste week zet ze concepten klaar die jij nakijkt. In de tweede week laat je los wat goed gaat.
Die veertien dagen zijn gratis, en de inrichting doen wij. Daarna kost Annabel 350 euro per maand (excl. btw), maandelijks opzegbaar. Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug.