Je wilt niet meer zelf een offerte uittikken na elke aanvraag. Het antwoord: Annabel leest de aanvraag in je mail, zoekt de klant op in Moneybird of maakt die aan, vult de offerteregels met jouw prijzen en je eigen stijl, en zet het resultaat als concept klaar. Jij controleert, past aan waar nodig, en verstuurt zelf.
Dat gebeurt in Moneybird zelf, niet in een los programma ernaast. Annabel werkt met de koppeling die je zelf instelt en vanuit Moneybird weer kunt intrekken. Jij hoeft niets nieuws te leren, en Moneybird rekent de btw en het totaal uit zoals het altijd deed.
In dit artikel lees je hoe het proces stap voor stap werkt, wat er altijd als concept blijft staan tot jouw akkoord, hoe je dit instelt, welke fouten ondernemers vaak maken bij het automatiseren van offertes, en hoe je zelf uitrekent wat dit je oplevert.
Hoe maakt Annabel een offerte klaar in Moneybird?
Een aanvraag komt binnen per mail. Annabel leest die mail, herkent dat het om een offerteaanvraag gaat, en gaat aan de slag in Moneybird: ze zoekt de klant op, of maakt een nieuwe klant aan als die er nog niet is. Daarna vult ze de offerteregels in met jouw producten of diensten en jouw prijzen.
Dat is geen trucje met een los sjabloon. Op video is te zien hoe dit precies werkt in Moneybird, voor zowel offertes als facturen: de regels worden ingevuld, Moneybird rekent de btw en het totaal uit, en het geheel blijft staan als concept. Niets gaat de deur uit zonder dat jij hebt gekeken.
Voor de aanvraag zelf werkt Annabel ook in je mailbox: ze sorteert wat er binnenkomt (offerteaanvraag, factuur, klantvraag, nieuwsbrief) en legt de aanvraag meteen vast als lead voordat de offerte klaarstaat. Zo mis je geen aanvraag, ook niet als je een paar dagen op een bouwplaats of bij een klant staat.
Benieuwd hoe het opstellen van offertes in het algemeen werkt, los van Moneybird? Kijk op de pagina offerte-schrijver voor de rol op video.
Wat blijft altijd bij jou, en wat neemt Annabel over?
Standaard zet Annabel elke offerte klaar als concept. Jij keurt die goed voordat hij verstuurd wordt: je checkt de prijzen, de tekst, en of de klantgegevens kloppen. Pas als jij akkoord geeft, gaat de offerte de deur uit.
Per taak kun je instellen dat Annabel iets direct verstuurt, zonder dat jij er steeds bij hoeft te zitten. Dat is handig voor terugkerend werk zoals een betalingsherinnering. Voor offertes kiezen de meeste ondernemers ervoor om zelf even te kijken, omdat elke offerte net iets anders is: een andere korting, een andere planning, een andere toon voor deze klant. Je bepaalt zelf, per taak, waar de grens ligt.
Om dat concreet te maken, een overzicht van wie wat doet in het proces:
| Stap | Annabel | Jij |
|---|---|---|
| Klant opzoeken of aanmaken in Moneybird | Doet ze zelf | Controleert bij een nieuwe klant |
| Offerteregels invullen met jouw prijzen | Vult de regels op basis van haar kennis van jouw stijl | Past aan waar iets afwijkt |
| Btw en totaal berekenen | Nee, dat rekent Moneybird zelf uit | — |
| Offerte als concept klaarzetten | Altijd, als standaardstap | Krijgt een melding dat er iets klaarstaat |
| Controleren en versturen | Niet zelfstandig, tenzij jij dat per taak zo instelt | Standaard: jij controleert en verstuurt |
Wat Annabel niet doet: ze belt niet, ze doet geen WhatsApp-klantenservice voor jouw klanten, en ze rondt de boekhouding niet zelfstandig af. Ze koppelt ook geen bankrekening en matcht geen betalingen; wat ze wel doet, is zien welke facturen in Moneybird openstaan en daar per mail een herinnering voor klaarzetten.
Hoe ziet een offerteaanvraag van begin tot eind eruit?
Een voorbeeld maakt het concreet. Stel, je hebt een installatiebedrijf van zeven man. Op maandagochtend stuurt een nieuwe klant een mail met de vraag of je een cv-ketel kunt vervangen, inclusief een paar foto's van de huidige installatie.
Zo loopt dat proces dan in stappen:
- Annabel leest de mail en herkent de aanvraag als een offerteverzoek, niet als een klantvraag of factuur.
- Ze zoekt de klant op in Moneybird. Staat die er nog niet in, dan maakt ze een nieuwe klant aan met de gegevens uit de mail.
- Ze vult de offerteregels met de producten en prijzen die ze in de eerste week van jou heeft leren kennen: het type ketel, het uurtarief voor installatie, de gangbare bijkomende kosten.
- Moneybird rekent de btw en het totaal automatisch uit, zoals het dat altijd al deed.
- De offerte staat als concept klaar. Jij krijgt een melding en kunt hem inzien in je eigen postvak en logboek.
- Jij controleert de offerte, past aan waar nodig — bijvoorbeeld een regel voor extra leidingwerk die uit de foto's blijkt — en verstuurt hem zelf.
Accepteert de klant de offerte, dan is de volgende stap vaak inplannen wie wanneer langsgaat. Dat is een ander stuk werk, met een andere rol: kijk voor die stap op de pagina Annabel op het projectbord.
Een tweede voorbeeld: stel, je runt een klein administratiekantoor en een bestaande klant mailt om een aanvullende opdracht voor het volgende kwartaal. Omdat de klant al in Moneybird staat, slaat Annabel de eerste stap over en gaat ze direct naar het invullen van de regels, op basis van wat er in eerdere offertes aan deze klant stond. Ook dan blijft het resultaat een concept tot jij hem bekijkt.
Hoe leert Annabel jouw stijl en prijzen kennen?
In de eerste week krijgt Annabel toegang tot je mailbox en wordt ze ingewerkt op jouw eigen voorbeelden: je stijl, je prijzen, een paar voorbeeldoffertes, je klanten, en wat je nooit wil dat ze doet. Dat vormt een kennisbank die per klant apart is en met elke taak verder groeit.
De rest van die eerste week zet ze concepten klaar die jij nakijkt. Pas in de tweede week bepaal je, per taak, wat je durft los te laten. Loopt het opstellen van offertes goed, dan laat je dat los. Wil je bij facturen nog even blijven meekijken, dan doe je dat langer. Je bouwt het op in jouw tempo.
Daarna onthoudt ze wat er speelt: wat er gisteren met een klant is afgesproken, weet ze vandaag nog. Dat is wat haar onderscheidt van een losse chatbot: ze werkt in je eigen systemen en bouwt geheugen op over jouw klanten, niet alleen over een los gesprek.
Wat heb je nodig om te starten met offertes in Moneybird?
Je geeft zelf, vanuit Moneybird, toestemming voor de koppeling. Die toestemming kun je op elk moment weer intrekken. Per taak spreek je af of Annabel alleen klaarzet, of ook direct verstuurt.
Verder krijgt Annabel een eigen e-mailadres met een eigen postvak en logboek: daarin is terug te lezen wat er binnenkwam, wat ze ermee deed, en wat is goedgekeurd. Ze werkt vanuit een eigen, afgeschermde omgeving op een server in Duitsland, op een versleutelde schijf. Je bedrijf deelt die omgeving met niemand anders.
Gebruik je nog geen Moneybird maar een ander pakket, dan werkt hetzelfde principe met Exact Online of AFAS SB. Voor een overzicht van alle taken die Annabel kan overnemen, los van welk pakket je gebruikt, kijk op de pagina met 15 rollen op video.
Rekenvoorbeeld: wat een offerte per mail je nu kost aan tijd
Een voorbeeld om zelf mee te rekenen, geen belofte over wat Annabel jou concreet oplevert. Rekenvoorbeeld: stel, je ontvangt 10 offerteaanvragen per week. Je bent gemiddeld 20 minuten bezig met het opzoeken van de klant, het tikken van de regels, en het controleren van de prijzen in Moneybird. Dat is 10 keer 20 minuten, ruim 3 uur per week.
Bij een uurtarief van 50 euro is dat rekenkundig zo'n 150 euro aan jouw eigen tijd, puur aan offertes tikken, elke week. Of dat voor jouw bedrijf opweegt tegen een vast maandbedrag, bepaal je zelf; het is een rekensom, geen garantie.
Blijven offertes vaak liggen omdat je er niet aan toekomt, dan lees je meer over de gevolgen daarvan in de gids offertes die blijven liggen. Wil je breder kijken dan alleen offertes, naar wat administratie in totaal kost en welke opties je hebt om dat uit te besteden, dan is de gids administratie uitbesteden in het mkb een goed vertrekpunt.
Welke fouten maken ondernemers bij het automatiseren van offertes?
Een paar valkuilen die het resultaat vertragen of tegenvallen:
- Meteen alles laten versturen. Zonder de eerste week concepten na te kijken, weet je niet of de prijzen en toon kloppen. Begin met controleren, laat pas daarna per taak los.
- Geen voorbeeldoffertes aanleveren bij de start. Hoe meer eigen voorbeelden Annabel in de eerste week krijgt, hoe gerichter de concepten worden. Lever je niets aan, dan blijft het resultaat generieker en moet je langer zelf bijsturen.
- Denken dat ze ook de betaling regelt. Annabel koppelt geen bankrekening en matcht geen betalingen. Verwacht dus niet dat een geaccepteerde offerte automatisch leidt tot een afgehandelde betaling; dat blijft jouw eigen proces in Moneybird.
- Geen uitzondering maken voor afwijkende klussen. Een standaardofferte voor een vaste dienst kun je sneller loslaten dan een offerte voor een grote, eenmalige klus met veel maatwerk. Blijf die laatste categorie zelf goed bekijken, ook als je andere offertes al loslaat.
- Verwachten dat het na één dag al perfect loopt. De inwerktijd van een week, plus de opbouw in de tweede week, is er niet voor niets. Geef dat proces de tijd die het nodig heeft.
Wat kost een AI-medewerker die offertes voorbereidt?
Je probeert 14 dagen gratis, wij doen in die periode de inrichting. Daarna betaal je vanaf 350 euro per maand, maandelijks opzegbaar. Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug. Dit aanbod heet 'Je Eerste Digitale Medewerker'.
Het gaat niet om een los stukje software naast Moneybird dat je zelf moet onderhouden. Je krijgt een eigen digitale medewerker die meewerkt in het pakket dat je al hebt, met een eigen postvak, een eigen logboek, en een geheugen dat met elke offerte groeit. Twijfel je of het voor jouw situatie werkt, kijk dan naar wat ze allemaal kan in Moneybird of lees de veelgestelde vragen.