Ja, een AI-medewerker kan werken met je Microsoft 365-agenda. Annabel werkt in de pakketten die je al gebruikt, waaronder Microsoft 365 en Outlook. Ze leest de mail waarin iemand een afspraak vraagt of wil verzetten. Daarna zet ze het antwoord klaar en zorgt ze dat de afspraak in je agenda komt. Jij hoeft geen nieuw programma te leren.
Standaard keur jij goed voordat er iets de deur uit gaat. Per taak kun je instellen dat ze direct verstuurt, bijvoorbeeld voor een simpele bevestiging. Jij houdt de regie over je agenda.
In dit artikel lees je wat ze met afspraken doet, hoe een verzoek van begin tot eind verloopt, wat je zelf blijft doen, welke fouten je kunt vermijden en hoe je het veilig test.
Kan een AI-medewerker met mijn Microsoft 365-agenda werken?
Ja. Annabel is gemaakt om in jouw eigen systemen te werken, niet ernaast. Voor e-mail en agenda betekent dat Microsoft 365 en Outlook, of Google als je daar zit. Je krijgt geen nieuwe agenda en geen tweede plek waar afspraken staan. Alles blijft staan waar je team het al ziet.
Het verschil met een losse chatbot is groot. Een chatbot geeft je een tekst die je zelf moet kopiëren. Annabel doet het werk in je eigen pakket. Wil je het verschil uitgebreider zien, lees dan AI-medewerker versus een chatbot.
Hoe de koppeling precies in jouw omgeving werkt, bekijken we samen in de proef. Heb je een bijzondere opzet, bijvoorbeeld meerdere gedeelde agenda's? Dan zoek ik dat voor je uit en laat ik het aan Ryan om terug te komen met een eerlijk antwoord.
Wat doet ze concreet met afspraken?
Rond de agenda zijn er drie klussen die veel mailverkeer geven: inplannen, verzetten en bevestigen.
- Inplannen. Iemand mailt om een afspraak te maken. Annabel leest de vraag en zet een voorstel klaar in jouw toon. Zodra de afspraak is afgesproken, komt hij in de agenda.
- Verzetten. Een klant of collega vraagt om een andere dag. Annabel zet het antwoord klaar en past de afspraak in de agenda aan, nadat jij akkoord bent.
- Bevestigen. Na het akkoord zet ze een bevestigingsmail klaar met datum, tijd en onderwerp, zodat de ander het zwart op wit heeft.
Dit valt onder planning en agenda, een van de kerntaken van Annabel. Op Annabel in de agenda en wat Annabel kan in de agenda staat per klus beschreven wat ze doet. Gaat het om het plannen van werk en mensen, kijk dan bij de rol planner.
Hoe verloopt een afspraakverzoek van begin tot eind?
Een hypothetisch voorbeeld. Stel, je hebt een adviesbureau van acht man. Op dinsdagochtend mailt een klant: "Kunnen we donderdag praten over de offerte? Liefst na de lunch."
- Annabel leest de mail en herkent een afspraakverzoek.
- Ze kijkt in je agenda welke momenten donderdagmiddag vrij zijn.
- Ze zet een antwoord klaar met twee of drie voorstellen, in jouw schrijfstijl.
- Jij leest het concept, past iets aan als je wilt en keurt goed.
- De klant kiest een tijd. Annabel zet de afspraak in de agenda en maakt een bevestiging klaar.
- Jij keurt de bevestiging goed, of je hebt voor dit soort bevestigingen ingesteld dat ze direct verstuurt.
Alles wat ze deed, staat in het logboek. Elke Annabel heeft een eigen e-mailadres. Daar lees je terug wat er binnenkwam, wat ze ermee deed en wat is goedgekeurd.
Wie beslist er over wat in mijn agenda komt?
Jij. Dat is het uitgangspunt. Standaard zet Annabel klaar en keur jij goed. Dat geldt ook voor afspraken die verzet worden.
Per taak kun je dat aanpassen. Je kunt het zo inrichten:
- Alleen klaarzetten: voor afspraken met belangrijke klanten of lastige verschuivingen.
- Direct versturen: voor een eenvoudige bevestiging of herinnering waar je zeker van bent.
We raden aan om te beginnen met alles op klaarzetten. Na een paar dagen zie je wat goed gaat en laat je dat per taak los. In de proef loopt het ook zo: de eerste dagen toegang en inwerken op je eigen voorbeelden, daarna concepten die je nakijkt, en in de tweede week laat je per taak los wat goed gaat.
Welke afspraken laat je het eerst los? Een keuzetabel
Niet elke afspraak vraagt dezelfde zorg. Stel, je hebt een schildersbedrijf van zes man. Een bevestiging van een vaste datum is iets anders dan een klant die een grote opdracht wil bespreken. Dit is een voorbeeld van hoe je kunt kiezen. Pas het aan op je eigen werk.
| Soort afspraak | Begin met | Later eventueel |
|---|---|---|
| Bevestiging van een afgesproken tijd | Klaarzetten | Direct versturen |
| Herinnering voor een afspraak | Klaarzetten | Direct versturen |
| Verzetten bij een vaste klant | Klaarzetten | Per taak beoordelen |
| Eerste kennismaking met een nieuwe klant | Klaarzetten | Klaarzetten houden |
| Afspraak met een belangrijke klant of een lastige verschuiving | Klaarzetten | Klaarzetten houden |
De kolom "later" is een suggestie, geen standaard. Jij bepaalt per taak wanneer je iets loslaat.
Hoe leert ze jouw manier van afspreken?
Een agenda is persoonlijk. De ene ondernemer plant geen afspraken voor negen uur. De ander houdt vrijdagmiddag vrij. Annabel heeft per klant een eigen geheugen. In de eerste week leert ze je stijl, je klanten en wat je nooit wilt. Dat groeit met elke taak.
Spreek je regels dus gewoon uit, bijvoorbeeld "niet op vrijdagmiddag" of "altijd een kwartier reistijd ertussen". Ze onthoudt wat er is afgesproken en weet het de volgende dag nog. Hoe dat geheugen werkt, zie je in zo bouwen wij een AI-medewerker.
De agenda werkt het best samen met de mail. Veel afspraakverzoeken komen binnen via je postvak. Lees daarom ook hoe Annabel in je mailbox werkt.
Hoe geef je toegang, en kun je die weer intrekken?
Je geeft zelf toestemming, vanuit je eigen Microsoft-omgeving. Je kunt die toestemming altijd intrekken. Er wordt per taak afgesproken of Annabel alleen klaarzet of ook zelf verstuurt.
Ook de plek waar ze werkt is afgeschermd. Elke klant heeft een eigen omgeving op een server binnen de EU, met een versleutelde schijf. De verwerkersovereenkomst en de subverwerkers vind je op de juridische pagina. Meer over de achtergrond staat in de veelgestelde vragen.
Wat doet Annabel niet met je agenda?
Eerlijk is eerlijk. Er zijn grenzen:
- Ze belt niet en neemt geen telefoon aan. Een afspraak via de telefoon moet jij of je team dus zelf in de agenda zetten.
- Ze doet geen WhatsApp-klantenservice voor jouw klanten.
- Ze beslist niet zelf over lastige afwegingen. Gaan twee afspraken door elkaar, dan leg je dat zelf vast, tenzij je haar een duidelijke regel hebt gegeven.
- Fysiek werk is voor jou. Zij plant het, ze voert het niet uit.
Ben je benieuwd naar de koppeling met andere pakketten? Een overzicht van wat ze doet zie je in de rollen met echte schermopnames. Die opnames spelen zich af bij een demobedrijf met fictieve klanten.
Welke fouten maak je makkelijk bij het uitbesteden van je agenda?
Sommige missers zie je vaak terug, ook als de techniek prima werkt:
- Alles meteen loslaten. Begin met klaarzetten. Zo zie je eerst hoe ze schrijft en kiest.
- Je regels voor jezelf houden. Zeg wat je wilt: geen afspraken voor negen uur, reistijd tussen klussen, vaste vrije dagdelen. Wat niet is uitgesproken, kan ze niet weten.
- Telefonische afspraken vergeten. Die komen niet vanzelf in de agenda. Zet ze zelf in, of laat de beller een mail sturen.
- De concepten niet nakijken. In de eerste week is nakijken juist het moment waarop je bijstuurt.
- Het logboek negeren. Daar zie je wat er is gebeurd en wat is goedgekeurd.
Heb je ook afspraken die uit offertes voortkomen? Lees dan ook offertes die blijven liggen.
Wat kost het, en wat levert het op?
Je probeert Annabel 14 dagen gratis. In die twee weken doen wij de inrichting. Daarna kost het 599 euro per maand (excl. btw) voor 1 tot 3 personen, maandelijks opzegbaar. Bevalt de eerste betaalde maand niet, dan krijg je die maand terug.
Wat het in tijd scheelt, hangt van je eigen werk af. Een rekenvoorbeeld, geen belofte: stel dat jij of je team per week 15 afspraken maakt of verzet. Reken op gemiddeld 5 minuten mailen per afspraak en een uurtarief van 60 euro. Dan gaat het om 75 minuten per week, ongeveer 75 euro. Dat is een schatting op basis van aannames. Vul zelf je eigen aantallen en tarief in.
De agenda is vaak maar een deel van het werk. Afspraken ontstaan meestal uit een aanvraag. Zie ook hoe leadopvolging daarop aansluit.
Hoe begin je zonder risico in zes stappen?
Begin klein. Kies één soort afspraak die je veel tijd kost, bijvoorbeeld het verzetten van afspraken, en laat Annabel daar concepten voor klaarzetten. Je ziet dan precies wat ze doet, voordat er iets de deur uit gaat.
- Kies één soort afspraak om mee te starten.
- Schrijf je vaste regels op, zoals vrije dagdelen en reistijd.
- Geef zelf toestemming vanuit je Microsoft-omgeving.
- Kijk in de eerste week elk concept na en stuur bij.
- Laat in de tweede week per taak los wat goed gaat.
- Lees het logboek om te zien wat er is gebeurd.
Wil je eerst weten waar de meeste winst zit? Doe dan de gratis AI-scan van 7 korte vragen. De uitslag komt per mail. Je hoeft geen creditcard in te vullen en er volgt geen verkoopgesprek: start de AI-scan. Liever meteen proberen? Dan kun je "Je Eerste Digitale Medewerker" 14 dagen gratis uitproberen.